Kodėl ir kokius dokumentus privalote saugoti?
Vadovaujantis Raštvedybos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88, visi juridiniai asmenys ir įmonės, registruotos įstatymų nustatyta tvarka, savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką. Kad dokumentai būtų išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, turi būti sudaryta įstaigos užbaigtų bylų apskaitos sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka ir atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai, atsakingi už archyvinės veiklos organizavimą ir vykdymą įstaigoje.
Įstaigos raštvedybos organizavimo tikslai yra laiku ir kokybiškai parengti dokumentus, tvarkyti ir valdyti juos taip, kad galėtumėt greitai jais pasinaudoti, užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus, dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.
Vadovaujantis Viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945), kiekviena viešojo administravimo institucija privalo priimti asmenų prašymus ir juos nagrinėti pagal savo kompetenciją.
Dokumentai įstaigoje turi būti tvarkomi ir archyvuojami vadovaujantis Raštvedybos taisyklėse nustatytais reikalavimais bei rekomendacijomis. Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo pavaldžių ar jų reguliavimo sričiai priklausančių įstaigų raštvedybos būklę, jei jos nėra įrašytos į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašą.
Lietuvos archyvų departamento leidžiami norminiai dokumentai Lietuvos archyvų fondo klausimais privalomi visiems juridiniams asmenims ir pareigūnams. Nevalstybinės institucijos privalo laikytis valstybinės archyvų sistemos įstaigų nustatytų dokumentų saugojimo terminų, teikti joms informaciją apie saugomus dokumentus (Lietuvos archyvų įstatymas, 1995 m. gruodžio 5 d. Nr.I-1115).
|
|
|
